Bitte teilen Sie uns mit,

• bei welchem von uns betreuten Unternehmen oder Unternehmensteil
• was
• wann
• wo
• mit welchen Beteiligten passiert ist

Wir bitten Sie, uns den Sachverhalt möglichst detailliert zu schildern.

Meldungen können beispielweise Verstöße betreffen, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, z. B. Korruption, Kartellrechtsverstöße, Körperverletzung, Sexualdelikte. Aber auch Verstöße gegen andere gesetzliche Vorgaben oder interne Compliance-Richtlinien wie den Code of Conduct oder eine Unterschriftenrichtline sind relevant.

Wir möchten Sie darum bitten, ebenfalls anzugeben, ob Sie selbst diesen Vorfall beobachtet haben, ob Sie selbst daran beteiligt sind oder ob Sie über Dritte hiervon erfahren haben. Ebenfalls interessiert uns, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt. Solche Unterlagen können Sie auch als Dateien über dieses Webportal hochladen.

Bitte beachten Sie folgendes:

• Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen.
• Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
• Wir empfehlen Ihnen zu Ihrem eigenen Schutz die mitgeteilten Tatsachen zumindest grob zu überprüfen und dies für sich an einem sicheren Ort zu dokumentieren.
• Sollten Sie später feststellen, dass einige Angaben, die Sie früher gemacht haben, nicht (mehr) richtig sind, dann bitten wir Sie, diese zu korrigieren.
• Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“

Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit unserer Kanzlei über den Fall sprechen.

Eingang und Bearbeitung

• Alle Hinweise werden von uns, Rechtsanwältin Dr. Nadja Müller und/oder Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling, sorgfältig und vertraulich geprüft und bearbeitet.
• Wir bestätigen Ihnen in der Regel innerhalb von 48 Stunden persönlich den Eingang des Hinweises.
• Sollte es erforderlich sein, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um mögliche Rückfragen zu klären.

Weiterleitung an das Unternehmen

• Nachdem wir den Hinweis auf Plausibilität geprüft haben, leiten wir diesen vertraulich an das Unternehmen weiter.
• Wir achten darauf, dass wir den Hinweis nicht an solche Personen weiterleiten, die selbst Gegenstand der Meldung sind.
• Das Unternehmen entscheidet anschließend, wie mit dem Hinweis umzugehen ist (z. B. Einleitung einer internen Untersuchung, Abgabe an externe Behörden).
• Unternehmen müssen aufgrund ihrer Legalitätspflicht mögliche Hinweise auf Fehlverhalten untersuchen und aufgetretenes Fehlverhalten unterbinden. Daher wird jeder Hinweis ernst genommen und kann zu Folgemaßnahmen führen.
• Bitte beachten Sie, dass eine Meldung und ein damit im Zusammenhang stehendes Verfahren für alle Beteiligten belastend ist. Daher bitten wir Sie als hinweisgebende Person, vorab sorgfältig zu prüfen, ob die von Ihnen  gemachten Angaben nach Ihrem besten Wissen und Gewissen korrekt sind.

Abschluss

• Spätestens nach drei Monaten erhalten Sie von uns eine Rückmeldung zu Ihrem Hinweis.

• Mit der Erteilung eines Hinweises entsteht kein anwaltliches Mandatsverhältnis zwischen Ihnen als hinweisgebender Person und unserer Kanzlei.
• Ein Mandatsverhältnis besteht ausschließlich zwischen unserer Kanzlei und dem Unternehmen, das uns als Compliance-Ombudspersonen oder Vertrauensanwälte bestellt hat.
• Gleichwohl vereinbaren wir, Dilling Rechtsanwälte, mit jedem dieser Unternehmen, dass diese unwiderruflich darauf verzichten, über die Identität der hinweisgebenden Person unterrichtet zu werden, wenn diese das nicht wünscht.
• Wir arbeiten unabhängig und weisungsfrei von allen Unternehmen, die uns beauftragt haben.

Die von uns zur Verfügung gestellten Meldekanäle sind kostenfrei (Ausnahme Threema). Es fallen für Sie als hinweisgebende Person keine Kosten an – weder für die Übermittlung Ihrer Meldung noch zu einem späteren Zeitpunkt im Laufe des Verfahrens.

• Wir sind gesetzlich zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person verpflichtet. Ebenso schützen wir die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
• Sie müssen bei der Abgabe eines Hinweises keine persönlichen Daten offenlegen. Sie können die Meldung auch anonym abgeben. Selbst wenn Sie uns Ihre Identität preisgeben, können Sie von uns verlangen, dass wir diese nicht an das betroffene Unternehmen weitergeben.
• Die Vertraulichkeit Ihrer Identität wird unabhängig vom gewählten Meldekanal gewährleistet.

Bitte beachten Sie, dass der Schutz der Vertraulichkeit Ihrer Identität nicht absolut ist und wir hierauf keinen Einfluss haben.

• Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese das verlangt. Auf § 9 Abs. 2 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
• Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.
• Schließlich besteht weder bei uns noch bei den Unternehmen, die uns mandatieren, Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.
• Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise, wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben möchten:

• Bitte achten Sie darauf, dass aus den Unterlagen, die Sie uns zusenden, Ihre Identität nicht hervorgeht. Bitte entfernen Sie daher alle personenbezogenen Daten, die auf Sie hindeuten, wie z.B. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und bei Word-Dokumenten unter der Rubrik „Informationen“, dass Sie der Autor des Dokumentes sind.
• Bitte beschreiben Sie lediglich das Verhalten oder die Äußerungen einer Person, ohne auf Hierarchien, Abteilungen, Berufserfahrung oder persönliche Beziehungen zu ihr einzugehen.
• Verwenden Sie bitte keine Formulierungen, Emojis, Wörter oder Ausdrücke, die regelmäßig von Ihnen genutzt werden und die eine Identifizierung ermöglichen könnten.
• Bitte nutzen Sie nach Möglichkeit nicht die berufliche E-Mail-Adresse, ein firmeninternes Netzwerk oder einen Computer des Unternehmens.
• Der Schutz Ihrer Identität ist uns ein besonderes Anliegen und Ihren Wunsch nach Anonymität unterstützen wir. Wir werden daher von unserer Seite keine Maßnahmen ergreifen, um Sie zu identifizieren.

Wenn Sie absolut sicher sein wollen, dass Dritte nicht auf die Kommunikation zwischen Ihnen und unserer Kanzlei zugreifen können, können Sie den Signal-Messenger verwenden, der eine wirksame Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet.

Sofern Sie anonym bleiben wollen, sollten Sie uns gleichwohl die Möglichkeit einräumen, zu einem späteren Zeitpunkt Rückfragen zu dem Fall stellen zu können. In Betracht kommen hierfür:

• die Einrichtung einer speziellen E-Mail-Adresse nur für diesen Fall oder
• die Nutzung von ProtonMail für sichere und verschlüsselte E-Mail-Kommunikation oder
• die Nutzung eines Prepaid-Handys ggf. in Kombination mit dem Signal-Messenger oder
• Threema.
• Die Vereinbarung eines Termins, zu dem Sie uns anonym zurückrufen.

Sie können uns auch über dieses Webportal einseitig mitteilen, wie, wann und wo Sie zu erreichen sind.

Wir stehen auch für persönliche Treffen mit der hinweisgebenden zur Verfügung.

Soweit Sie persönliche Daten angeben, werden diese gemäß den bestehenden gesetzlichen Vorschriften geschützt. Alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind ausführlich in unserer Datenschutzerklärung erläutert

Hinweise sind ein effektives Mittel, um Risiken und Rechtsverstöße frühzeitig zu erkennen und abzustellen. Deshalb müssen hinweisgebende Personen geschützt werden. Insbesondere dürfen Sie keine Repressalien von Seiten Ihres Arbeitgebers erleiden.

Repressalien können jede Handlung oder Unterlassung umfassen, die zu einer beruflichen Benachteiligung der hinweisgebenden Person aufgrund ihrer Meldung führt. Dies schließt auch Androhungen oder Versuche von Repressalien ein. Mögliche berufliche Nachteile können beispielsweise in einer Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Diskriminierung oder in Form von Mobbing bestehen. Sollten Sie eine Repressalie erleiden, dann teilen Sie uns bitte auch dies mit.

Bitte beachten Sie aber, dass nur gutgläubige hinweisgebende Personen geschützt werden. Gutgläubig sind Sie dann, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Ihren Schutz verlieren Sie, wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Tatsachen mitteilen.